point besteht aus mehreren Modulen, die unterschiedliche Aufgabenbereiche abdecken, auch wenn diese Trennung für den Benutzer teilweise (mit Absicht) nicht ersichtlich ist.
Der Client
Der eigentliche Client dient der Bearbeitung von Dokumenten. Er wird auf unterschiedlichste Weise auch von externen Schnittstellen aufgerufen und verfolgt immer nur ein Ziel:
Aus dem Vorrat der unbearbeiteten Dokumente das nächste Dokument für den angemeldeten User abzuholen und zur Bearbeitung vorzulegen.
Dabei wird folgende Reihenfolge eingehalten:
- Zuerst alle Dokumente, die der Mitarbeiter schon bearbeitet hat, aber für heute zurückgelegt hat.
- Alle Dokumente, die der Mitarbeiter schon angefangen hat.
- Alle Dokumente die persönlich zugeteilt wurden (eigenes Postfach).
- Alle Dokumente die dem Mitarbeiter persönlich zugeteilt wurden, den der User vertritt (Vertreterregelung) (eigenes Postfach).
- Alle Dokumente die in den Queues des Mitarbeiters liegen, sortiert nach Prio.
Dabei sind alle schon personalisierten Dokumente in der ToDo-Liste einsehbar, sodass der Mitarbeiter flexibel die Reihenfolge ändern kann.
Der Admin
Mit dem Admin werden administrative Arbeiten erledigt:
- Anlegen von Usern
- Zuordnung zu Rollen
- Einstellungen, Queues, Rollen, Dokuarten
- manuelles Umverteilen von Dokumenten
- Überwachung von Server-Jobs
Um den Admin starten zu können braucht man spezielle Rechte.
Die Recherche
Wie der Name schon andeutet, wird mit der Recherche nach Dokumenten gesucht:
- Dabei gibt es vielfältige Kriterien um die Treffer einzuschränken, z.B. Datum, Vertragsnummer, etc.
- Pro Rolle kann eingestellt werden welche Dokumentarten ein User suchen darf, so können kritische Informationen für definierte Usergruppen gesperrt werden.
- Je nach Recht dürfen nur fertig abgelegte Dokumente gesucht werden.
- Je nach Recht darf die Notiz zu dem Dokument ergänzt werden.
- Je nach Recht Drucken, per Mail versenden.
Die Recherche wird auch von externen Schnittstellen (z.B.: CRM-System) verwendet um zusammengehörige Dokumente aufzulisten und anzuzeigen.
Der Import-Server
Damit für den Import nicht immer ein User sein Point geöffnet haben muss, wurde diese Funktionalität auf einen Serverdienst ausgelagert, der rund um die Uhr Server-Jobs abarbeitet und dadurch ständig Dokumente importiert, bzw. auch für die LZ-Archivierung exportiert. Die Überwachung der Jobs passiert im Admin-Modul.
